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PM要懂的會議技巧,別說你忙成狗!

2019/6/19 9:15:14 |  551次閱讀 |  來源:網友轉載   【已有0條評論】發表評論

別再說你忙成狗!

看看美國的項目經理,有限的職業生涯中,

竟然有八年都花費在開會這件事情上。

那不是得累成哈巴狗了么?

會議,是項目經理的一項重要工作內容。

它是交換和分享信息與觀點的手段。項目經理和團隊成員在項目會議上花費了大量時間。在項目環境中,會議作為管理溝通的一種方式是否經濟和有效,常因項目經理的溝通技能不同而有差異。會議需要許多時間和精力,因而只有必需時才召集會議。然而,許多會議并非富有成效,這些會議準備得不夠充分,主持得也毫無章法。

懂得召開什么類型的項目會議,什么時候需要召開會議和召開多少次會議,以及如何有效地主持項目會議,顯然相當重要。

項目會議的類型及其目標項目經理可能需要召集許多不同類型的會議。這些會議包括:項目啟動會議、項目計劃會議、項目狀態/評審會議和問題解決會議等。每一種會議需要達到特定的目標,因而要有相應的會議內容。

我們從海量的專業信息中,搜集了以下內容,希望拯救那些被海量大小會議累趴了的項目經理們!


一、項目啟動


根據項目的來源,項目啟動會議又可分為內部項目啟動會議和外部項目啟動會議。

(1)內部項目啟動會議是指承包商的項目經理在承包合同簽署后召開的項目啟動會議。一般由內部項目發起人(來自管理層)、客戶經理、項目經理和項目團隊成員參加。

內部項目啟動會議的主要目的是:

定義項目及其主要團隊成員;

使團隊成員明確他們在項目中的職責和角色;

概要地討論項目的相關內容。

在內部項目啟動會議上主要討論的內容有:

項目概述;

項目的范圍和可交付成果;

項目的總體計劃及項目的進度規劃;

項目的組織結構;

項目假設及風險;

項目文件保存、存檔要求。

(2)外部項目啟動會議是由承包商的項目團隊和客戶的項目團隊共同參加的項目啟動會議。一般由承包商的項目經理召集和主持。啟動會議后,承包商項目團隊將著手編制詳細的項目計劃。

外部項目啟動會議的主要目的是:

明確雙方對項目的期望;

確定客戶和團隊成員的角色和職責;

在進入計劃階段前,再次確認客戶的項目需求,并確保雙方對項目需求理解一致;

將承包商的團隊成員介紹給客戶,以便在項目中更好地合作。

這個會議使客戶成為項目團隊的成員,從而增加客戶對項目的承諾——這對項目成功來說是至關重要的。

在外部項目啟動會議上,項目經理向客戶介紹的主要內容包括:

項目概述;

項目對客戶的價值;

項目范圍和可交付成果;

項目團隊;

項目時間表;

項目實施方法(風險及假設);

項目所應達到的質量;

結論。

二、項目計劃會議


項目計劃會議是由項目經理召集和主持,項目團隊成員參加的項目會議。項目經理要根據項目的大小及項目對組織的重要性來決定項目計劃的詳細程度。

項目計劃會議主要目的是:編制詳細的項目計劃

項目任務分配:將工作任務明確分配給特定的團隊成員。對于每一項任務,必須注明負責人及預計完工的日期,并要求負責人當面做出承諾;使團隊成員對項目有一個整體的了解。

項目計劃會議的主要內容包括:

根據WBS確定里程碑,進一步定義項目活動和任務;

預測完成活動和任務的歷時,將活動和任務分派給團隊成員;

討論完成活動和任務的方法;

確定活動和任務的相互關系和順序,并根據項目時間表制定項目進度計劃;

制定項目成本計劃、項目質量計劃、項目溝通計劃、風險控制計劃和項目采購計劃等。

三、項目狀態/評審會議


項目狀態/評審會議通常由項目經理召集和主持。參加會議的成

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